Unternehmenssteuerung in öffentlichen Institutionen
Eine passgenau ausgestaltete Unternehmenssteuerung kann in der Verwaltung enorme Wirkung entfalten. CTcon unterstützt die Entwicklung und Verzahnung der einzelnen Steuerungselemente unter Berücksichtigung wesentlicher Erfolgsfaktoren.
Ergebnisorientierte Steuerung ist auch in der öffentlichen Verwaltung kein Fremdwort mehr. Das New Public Management als zentraler Reformansatz im öffentlichen Sektor wird bereits seit einigen Jahren vorangetrieben. Ziel ist es, die noch vorherrschende input-orientierte Steuerung abzulösen. Erfolgreiche Vorzeigebeispiele sind dennoch rar. Dabei scheitert die Umsetzung des New Public Management nicht am Mangel theoretischer Konzepte, sondern häufig am Implementierungsprozess selbst. Allzu oft werden privatwirtschaftliche Konzepte zu pauschal und zu unreflektiert übertragen. Zudem sind die Veränderungsprozesse zu eng terminiert und zu sehr auf reine Öffentlichkeitswirkung angelegt.Wie erfolgreiche Beispiele aus der Verwaltung zeigen, sollte der Einführung von Steuerung und Controlling ausreichend Zeit eingeräumt werden, um die gewünschten Veränderungen zu erzielen. Viele Einzelaspekte sind zu beachten, so beispielsweise:
- die Formulierung der strategischen Stoßrichtung,
- das konkrete Steuerungsmodell,
- der Aufbau von Ziel- und Kennzahlensystemen,
- die Ausgestaltung der Aufbau- und Ablauforganisation,
- die Erarbeitung der Inhalte und Prozesse des Steuerungsinstrumentariums,
- insbesondere die Gestaltung von Planung und Berichtswesen,
- die Qualifizierung der Führungskräfte und Mitarbeiter in betriebswirtschaftlichen Themen,
- die Entwicklung von Anreizkonzepten, Zielvereinbarungs- und Beurteilungssystemen.
Auch im öffentlichen Sektor gibt es keine Patentrezepte: kein "one size fits all". Jedoch lassen sich Erfolgsfaktoren identifizieren, die den Prozess der Einführung der ergebnisorientierten Steuerung positiv befördern.
Klare Zielvorstellung entwickeln
Für die öffentliche Institution ist es erfolgskritisch, intern Klarheit über die Zukunftsvision zu schaffen. Dabei ist ein realistisches Bild zur Erfolgsaussicht zu zeichnen. Es gilt, die Vorgaben der Politik in konkrete Ziele zu übersetzen. Zur Entwicklung dieser Ziele bedarf es einer intensiven Analyse der Ausgangslage und der gültigen Rahmenbedingungen. Zugleich sind die erkennbaren Veränderungsbedarfe mit den durch die bestehende Verantwortung gedeckten Möglichkeiten abzugleichen. Zudem müssen die Ziele nachvollziehbar und mit Fingerspitzengefühl kommuniziert werden: intern gegenüber Führungskräften, Mitarbeitern, Personalvertretung und Aufsichtsgremien, aber auch extern gegenüber Politik, Kunden und Öffentlichkeit. Die CTcon-Berater strukturieren und moderieren den Prozess der Zielentwicklung und begleiten die Ableitung und Formulierung der strategischen Ziele mit geeigneten Methoden. Die hinreichend spezifizierten und verständlich formulierten Ziele werden dann in ein Zielsystem überführt. Über die Auswahl und die Verwendung geeigneter Kennzahlen wird die Zielerreichung regelmäßig nachvollzogen.
Rückendeckung sicherstellen
Die Einführung einer ergebnisorientierten Steuerung erfordert es einerseits, die politischen Stakeholder von der Notwendigkeit einer Veränderung zu überzeugen, andererseits muss die Organisation selbst das Vorhaben verstehen und dauerhaft mittragen. Das Commitment der Politiker ist durch die zeitliche Perspektive des Veränderungsprozesses gefährdet. Entscheidungen müssen für einen nach der Zeitrechnung der Politik eher langfristigen Zeitraum Bestand haben. Obwohl die Politik diese langfristige Strategie verfolgen soll, muss sie kurzfristig Erfolge vorweisen. Aus Organisationssicht jedoch ist es wichtig, eine hohe Kontinuität bei der Bewältigung der Veränderungsaufgaben zu gewährleisten. CTcon treibt die Klärung der Ziele und Informationsbedürfnisse der relevanten Stakeholder in Politik, Öffentlichkeit, Aufsichts- und Verantwortungsgremien und Belegschaft voran. Zielgruppenspezifisch werden daraus Kommunikationskonzepte erarbeitet, die den Rückhalt für das Projektvorhaben absichern. In langfristig angelegten Reforminitiativen ändern sich die Informationsbedarfe im Zeitablauf. Wichtig ist dann die Bereitstellung von Informationen, die den Projektfortschritt aktuell und richtig abbilden, um die erreichte Zustimmung zu erhalten.
Steuerungsmodell aufsetzen
Wichtige Reformvorhaben werden erfolgreich umgesetzt, wenn das Steuerungsmodell passgenau aufgesetzt und das gemeinsame Steuerungsverständnis frühzeitig geklärt wird. Typisch für die Aufgabe der CTcon-Berater ist es, die Steuerungslogik auf den Aufgaben- und Prozesstypus der jeweiligen Behörde zuzuschneiden. Die einzelnen Steuerungselemente ergänzen sich und werden eng miteinander verzahnt. Die Konzepte werden von den CTcon-Projektteams in enger Abstimmung mit den Führungskräften der Behörde entwickelt.
"Auch im öffentlichen Sektor existiert kein 'one size fits all'-Ansatz der Unternehmenssteuerung - die Anforderungen an die themenspezifische Lösungskompetenz der Berater sind hoch."
CTcon begleitet zudem die Anpassungen in der Aufbau- und Ablauforganisation sowie die Verankerung in Planung und Reporting. Die Anreiz- und Beurteilungssysteme sowie die Qualifizierung von Führungskräften und Mitarbeitern sind ebenfalls Teil der CTcon-Agenda.
Transparenz schaffen
Die Informationen aus Haushalts- und Stellenplan reichen selten aus, um die Leistungsfähigkeit einer Verwaltung steuerungsrelevant abzubilden. Häufig sind Informationen über die Prozesse und Produkte sowie die Kosten der Leistungserbringung aus verlässlichen Quellen hinzuzuziehen. CTcon-Berater erarbeiten deshalb die Fachkonzepte für die Abbildung von Geschäftsmodellen, treffen gemeinsam mit den Top-Führungskräften und Controllern die Auswahl über steuerungsrelevante Informationen, entwickeln ein adressatengerechtes Berichtswesen und begleiten die Implementierung der notwendigen Verfahren und Systeme. Die so geschaffene Transparenz erlaubt es, wichtige Verbesserungspotentiale im operativen Geschäft zu identifizieren. Dort, wo Behörden vergleichbare Leistungen an vielen Standorten anbieten, unterstützt CTcon ein internes Benchmarking zum Leistungsstand der Einheiten.
Change Management betreiben
Die Durchsetzung von Veränderung bedeutet immer auch das Treffen von unbequemen Entscheidungen. Es gilt, Prioritäten und Aufgaben neu festzulegen, unübersichtliche Verantwortlichkeiten zu entflechten, Doppelzuständigkeiten auszuräumen, neue Verantwortungsbereiche zuzuweisen und leistungsabhängige Anreize einzuführen. All diese Veränderungen lösen Widerstände in der Organisation aus, denen ein Change Management frühzeitig begegnen muss. Auch in der öffentlichen Verwaltung reicht es nicht aus, wenn nur Wenige die Veränderungsinitiative aktiv vorantreiben. Stattdessen bedarf es einer breiten Unterstützung durch Mitarbeiter und Stakeholder. Diese sind von Beginn an aktiv einzubeziehen. Die in den CTcon-Projekten typischerweise eingesetzten Methoden und Instrumente des Veränderungsmanagements ähneln denen in der Privatwirtschaft. Gefordert ist eine systematische, projektbegleitende Kommunikation und die konsequente Übertragung von Verantwortung für Teilaufgaben im Projekt sowie begleitende Qualifizierungsaktivitäten. Wichtig ist es, die kulturellen Aspekte in der Verwaltung zu respektieren und adäquat aufzunehmen.
